1. Pendahuluan

PT Gempita Damai Permai (“Perusahaan”, “kami”, atau “Oriskin”) menghormati privasi setiap pengguna HARIS by Oriskin. Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara kami memperoleh, menggunakan, menyimpan, melindungi, mengakses, dan menghapus data pribadi yang diproses melalui aplikasi.

Kebijakan ini ditujukan terutama kepada karyawan Oriskin dan pihak lain yang secara sah memperoleh akses ke HARIS by Oriskin (“Pengguna”). Pengguna diharapkan membaca dokumen ini bersama dengan Syarat dan Ketentuan, perjanjian kerja, dan kebijakan internal yang relevan.

2. Cakupan Kebijakan

Kebijakan ini berlaku atas data pribadi yang diproses saat Pengguna membuat atau menggunakan Akun, memperbarui profil, menjalankan fitur presensi, memakai kamera untuk verifikasi wajah, mengakses informasi kerja, menghubungi Administrator Sistem, atau menggunakan fitur lain dalam HARIS by Oriskin.

Kebijakan ini tidak mengatur situs, aplikasi, layanan, atau perangkat pihak ketiga yang tidak berada dalam pengelolaan Perusahaan. Apabila Pengguna mengakses layanan tersebut, Pengguna perlu meninjau kebijakan privasi yang berlaku pada layanan bersangkutan.

3. Definisi Penting

Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi. Pemrosesan mencakup pengumpulan, pencatatan, pengorganisasian, penyimpanan, penggunaan, pengungkapan, perbaikan, penghapusan, atau tindakan lain terhadap data. Data Wajah adalah foto wajah Pengguna yang digunakan secara terbatas untuk pendaftaran dan verifikasi presensi. Permintaan Pengguna adalah permohonan yang diajukan Pengguna untuk mengakses, memperbaiki, atau menghapus data sesuai ketentuan ini.

4. Peran Perusahaan

Perusahaan menentukan tujuan dan cara utama pemrosesan data dalam HARIS by Oriskin untuk mendukung hubungan kerja, pengelolaan SDM, keamanan sistem, dan administrasi kehadiran. Perusahaan menunjuk personel atau Administrator Sistem yang berwenang untuk menjalankan tugas operasional, dengan akses yang dibatasi berdasarkan kebutuhan kerja.

5. Kategori Data Pribadi

Kami dapat memproses kategori data berikut, sepanjang relevan dengan fitur yang digunakan dan hubungan kerja Pengguna:

identitas dan kontak kerja, seperti nama, email kerja, nomor telepon kerja, nomor induk karyawan, dan foto profil;
data kepegawaian, seperti unit, jabatan, atasan, status kerja, jadwal, lokasi kerja, dan riwayat perubahan yang relevan;
data presensi, seperti waktu masuk/pulang, status presensi, lokasi yang diizinkan, catatan dan bukti pendukung;
Data Wajah sebagaimana dijelaskan khusus dalam bagian 12;
data teknis dan catatan aktivitas, seperti alamat IP, jenis perangkat, versi aplikasi, waktu akses, identitas sesi, dan log tindakan; serta
informasi komunikasi atau permintaan bantuan yang disampaikan kepada Administrator Sistem.

Kami tidak bermaksud meminta data yang tidak diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Pengguna juga tidak boleh mengunggah data sensitif pihak lain ke aplikasi tanpa kewenangan yang sah.

6. Sumber Data

Data dapat diperoleh langsung dari Pengguna saat Pengguna mengisi, memperbarui, atau menggunakan aplikasi; dari sistem atau unit internal Perusahaan yang berwenang mengelola Data Kepegawaian; dari Perangkat Pengguna saat fitur digunakan; serta dari catatan yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem. Kami berupaya memastikan data yang diperoleh relevan, proporsional, dan diperlukan untuk tujuan pemrosesan.

7. Tujuan Pemrosesan

Kami memproses data untuk mengelola akun dan hak akses, memverifikasi identitas, mengelola profil kepegawaian, menyusun atau menampilkan jadwal dan lokasi kerja, mencatat presensi, mencegah kecurangan, memberikan dukungan teknis, menjaga keamanan sistem, melakukan audit, memenuhi kebijakan internal, menangani keluhan, dan meningkatkan keandalan layanan.

Kami tidak menggunakan data untuk tujuan yang tidak selaras dengan hubungan kerja atau fungsi HARIS by Oriskin tanpa dasar dan pemberitahuan yang sesuai.

8. Dasar Pemrosesan

Pemrosesan dilakukan berdasarkan hubungan kerja antara Pengguna dan Perusahaan, kebutuhan administrasi serta operasional yang sah, pemenuhan kewajiban Perusahaan, perlindungan keamanan sistem dan data, serta persetujuan Pengguna apabila fitur atau kebijakan Perusahaan mensyaratkannya. Dalam setiap keadaan, Perusahaan berupaya membatasi pemrosesan pada data dan tujuan yang diperlukan.

9. Data Kepegawaian

Data Kepegawaian digunakan untuk mengidentifikasi Pengguna, mengatur akses berbasis jabatan atau organisasi, menampilkan informasi kerja yang relevan, dan mendukung proses administrasi. Data tersebut dapat diperbarui oleh HR, atasan, Administrator Sistem, atau pihak lain yang diberi kewenangan.

Pengguna wajib melaporkan ketidakakuratan data kepada jalur yang tepat. Perubahan data tertentu mungkin memerlukan verifikasi atau persetujuan dari HR dan tidak selalu dapat dilakukan langsung melalui aplikasi.

10. Data Presensi dan Lokasi

Jika fitur presensi digunakan, kami dapat memproses waktu, status, lokasi kerja yang relevan, dan informasi pendukung presensi. Informasi lokasi hanya digunakan sesuai pengaturan fitur dan kebijakan Perusahaan, misalnya untuk mengonfirmasi bahwa presensi dilakukan pada lokasi kerja atau area yang disetujui.

Pengguna tidak boleh memanipulasi lokasi, waktu, atau bukti presensi. Catatan presensi dapat ditinjau untuk memperbaiki kesalahan, melakukan rekonsiliasi administrasi, atau menindaklanjuti indikasi kecurangan sesuai prosedur Perusahaan.

11. Data Teknis, Perangkat, dan Catatan Aktivitas

Untuk menjaga keamanan dan keandalan, sistem dapat mencatat informasi teknis yang diperlukan, termasuk waktu akses, alamat IP, tipe atau sistem operasi Perangkat, versi aplikasi, kegagalan proses, perubahan pengaturan, dan aktivitas administratif. Kami menggunakan informasi ini untuk mendeteksi kesalahan, mencegah akses tidak sah, menginvestigasi insiden, mengelola kapasitas, dan melakukan audit.

Catatan aktivitas tidak digunakan untuk memantau kehidupan pribadi Pengguna. Pemrosesan dibatasi pada konteks penggunaan HARIS by Oriskin dan kebutuhan Perusahaan yang sah.

12. Data Wajah

Pengumpulan dan Penggunaan Data Wajah

HARIS by Oriskin mengumpulkan foto wajah Pengguna, yaitu karyawan Oriskin, melalui kamera Perangkat untuk dua tujuan berikut:

Pendaftaran wajah (face registration), yang dilakukan satu kali saat aktivasi akun untuk menyimpan foto referensi wajah Pengguna.
Verifikasi kehadiran (face matching dan liveness detection), yang dilakukan setiap kali Pengguna melakukan presensi masuk atau pulang untuk memastikan presensi dilakukan oleh Pengguna yang terdaftar, bukan oleh foto, rekaman, atau orang lain.

Data yang dikumpulkan berupa foto wajah (still image), bukan video, dan tidak mencakup data biometrik lain seperti sidik jari atau data retina. Pengguna akan diminta memberikan izin kamera melalui Perangkat sebelum fitur tersebut dapat digunakan.

Pemrosesan dan Penyimpanan Data Wajah

Foto wajah dikirim melalui koneksi terenkripsi HTTPS ke server PT Gempita Damai Permai di recognition-service.oriskin.co.id untuk diproses. Pemrosesan meliputi pemeriksaan kualitas wajah, deteksi liveness atau anti-spoofing, dan pencocokan wajah dengan foto referensi yang terdaftar.

Foto wajah tidak dibagikan kepada pihak ketiga mana pun dan tidak diproses menggunakan layanan face recognition pihak ketiga. Seluruh pemrosesan dilakukan pada infrastruktur internal Oriskin. Akses terhadap Data Wajah dibatasi kepada personel berwenang yang memerlukannya untuk menjalankan fungsi sistem, keamanan, administrasi presensi, atau penanganan insiden yang sah.

Foto wajah disimpan pada server internal Oriskin selama masa aktif kepegawaian Pengguna dan tetap disimpan setelah hubungan kerja berakhir sampai terdapat permintaan penghapusan yang valid. Data wajah tidak digunakan untuk tujuan pemasaran, analisis perilaku, atau tujuan di luar administrasi kehadiran dan pencegahan kecurangan presensi.

Penghapusan Data Wajah

Pengguna dapat mengajukan permintaan penghapusan Data Wajah kepada Administrator Sistem. Permintaan akan diverifikasi untuk memastikan identitas dan kewenangan pemohon. Data wajah akan dihapus dari sistem paling lambat 30 hari setelah permintaan diterima dan diverifikasi. Data wajah tidak dihapus secara otomatis saat Pengguna resign.

Penghapusan Data Wajah dapat memengaruhi kemampuan Pengguna menggunakan fitur presensi yang memerlukan verifikasi wajah. Apabila hal ini terjadi, Perusahaan dapat mengarahkan Pengguna ke prosedur presensi alternatif sesuai kebijakan yang berlaku.

Dasar Pemrosesan Data Wajah

Pemrosesan Data Wajah dilakukan berdasarkan hubungan kerja antara Pengguna dan PT Gempita Damai Permai, semata-mata untuk administrasi kehadiran dan pencegahan kecurangan presensi. Fitur ini hanya berlaku bagi karyawan yang telah menyetujui penggunaannya sebagai bagian dari kebijakan Perusahaan.

13. Penerima dan Pembatasan Akses Data

Data hanya dapat diakses oleh Pengguna sendiri, HR, atasan yang berwenang, Administrator Sistem, fungsi keamanan informasi, atau personel Perusahaan lain yang memiliki kebutuhan kerja yang sah. Akses diberikan berdasarkan peran, prinsip kebutuhan untuk mengetahui, dan kewenangan yang relevan.

Setiap penerima data wajib menjaga kerahasiaan, menggunakan data hanya untuk tujuan yang diizinkan, dan mematuhi kebijakan Perusahaan. Hak akses dapat ditinjau, diubah, atau dicabut sewaktu-waktu.

14. Pengungkapan Data

Kami tidak menjual Data Pribadi Pengguna. Kami tidak mengungkapkan data kepada pihak luar kecuali diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum, melindungi hak atau keamanan Perusahaan dan Pengguna, menangani proses resmi yang sah, atau berdasarkan persetujuan maupun instruksi yang sah.

Apabila pengungkapan diperlukan, Perusahaan berupaya membatasi data yang diungkapkan pada data yang relevan dan menerapkan pengendalian yang sesuai. Ketentuan ini tidak mengubah pernyataan khusus bahwa Data Wajah tidak dibagikan kepada pihak ketiga.

15. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data dari kehilangan, akses, penggunaan, perubahan, pengungkapan, atau penghapusan tanpa kewenangan. Langkah tersebut dapat mencakup pengendalian akses, autentikasi, enkripsi dalam transmisi, pencatatan aktivitas, pembatasan peran, pemeliharaan sistem, dan prosedur penanganan insiden.

Tidak ada sistem elektronik yang dapat menjamin keamanan absolut. Pengguna juga berperan penting dengan menjaga kredensial, Perangkat, dan jaringan yang digunakan. Pengguna harus segera melaporkan dugaan akses tanpa kewenangan atau masalah keamanan kepada Administrator Sistem.

16. Retensi Data

Kami menyimpan data selama diperlukan untuk tujuan administrasi hubungan kerja, operasional, keamanan, audit, penyelesaian masalah, atau pemenuhan kewajiban Perusahaan. Masa retensi dapat berbeda menurut jenis data, fungsi sistem, dan kebijakan internal yang berlaku.

Setelah data tidak lagi diperlukan, Perusahaan dapat menghapus, memusnahkan, menganonimkan, atau membatasi akses terhadap data sesuai prosedur yang berlaku. Ketentuan retensi dan penghapusan khusus untuk Data Wajah mengikuti bagian 12 Kebijakan Privasi ini.

17. Hak Pengguna

Sepanjang sesuai dengan kebijakan Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia, Pengguna dapat mengajukan permintaan untuk mengetahui data yang diproses, mengakses informasi tertentu, memperbaiki data yang tidak akurat, meminta penghapusan data dalam keadaan yang sesuai, atau meminta penjelasan mengenai pemrosesan.

Hak tersebut tidak bersifat mutlak. Dalam kondisi tertentu, Perusahaan dapat membatasi, menunda, atau menolak permintaan apabila diperlukan untuk melindungi hak pihak lain, menjaga keamanan, mempertahankan catatan yang wajib disimpan, mencegah kecurangan, atau memenuhi kewajiban Perusahaan.

18. Prosedur Pelaksanaan Hak

Permintaan harus disampaikan kepada Administrator Sistem atau jalur resmi yang ditetapkan Perusahaan. Pengguna perlu memberikan informasi yang cukup untuk mengidentifikasi data atau tindakan yang diminta. Kami dapat meminta verifikasi identitas, kewenangan, atau penjelasan tambahan sebelum menindaklanjuti permintaan.

Perusahaan akan menilai permintaan secara wajar dan memberikan tanggapan sesuai prosedur internal. Jika permintaan tidak dapat dipenuhi seluruhnya, Perusahaan dapat menjelaskan alasan umum atau menawarkan langkah alternatif yang sesuai apabila memungkinkan.

19. Koreksi, Penghapusan, dan Pembatasan Pemrosesan

Pengguna dapat melaporkan kesalahan data melalui HR, atasan, atau Administrator Sistem sesuai jenis data. Kami akan berupaya memperbaiki data yang terbukti tidak akurat, dengan tetap menjaga integritas catatan dan alur persetujuan yang diperlukan.

Permintaan penghapusan akan ditinjau berdasarkan jenis data, tujuan pemrosesan, kebutuhan operasional, kewajiban penyimpanan, dan dampaknya terhadap sistem. Pembatasan pemrosesan dapat diterapkan apabila diperlukan selama investigasi, verifikasi, atau penyelesaian sengketa administratif.

20. Penanganan Insiden Data

Apabila kami mengetahui adanya insiden yang berpotensi memengaruhi kerahasiaan, integritas, atau ketersediaan data, Perusahaan akan melakukan penilaian, penanganan, pemulihan, dan dokumentasi sesuai prosedur internal. Tindakan dapat mencakup pembatasan akses, pengaturan ulang kredensial, perbaikan sistem, investigasi, dan pemberitahuan kepada pihak yang relevan apabila diperlukan.

Pengguna wajib segera melaporkan pesan mencurigakan, kehilangan Perangkat, akses Akun yang tidak dikenal, atau dugaan kebocoran data. Pelaporan cepat membantu Perusahaan mengurangi dampak insiden.

21. Data Pihak Lain dan Pengguna yang Belum Dewasa

Pengguna tidak boleh memasukkan Data Pribadi pihak lain ke HARIS by Oriskin kecuali memiliki kewenangan dan alasan kerja yang sah. Jika Pengguna memberikan data pihak lain, Pengguna bertanggung jawab memastikan pengungkapan tersebut sesuai dengan kebijakan Perusahaan.

HARIS by Oriskin ditujukan untuk kebutuhan hubungan kerja dan bukan untuk penggunaan umum oleh anak. Apabila diketahui terdapat data pengguna yang belum memenuhi syarat penggunaan, Perusahaan dapat mengambil langkah yang diperlukan untuk membatasi atau menutup akses sesuai kebijakan yang berlaku.

22. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini untuk menyesuaikan perubahan fitur, proses internal, keamanan, atau ketentuan yang berlaku. Versi terbaru akan tersedia melalui HARIS by Oriskin atau sarana komunikasi resmi Perusahaan.

Perubahan material akan diberitahukan secara wajar. Pengguna dianjurkan meninjau Kebijakan Privasi ini secara berkala agar memahami bagaimana data diproses.

23. Pertanyaan, Keluhan, dan Kontak

Untuk pertanyaan, keluhan, pelaporan masalah keamanan, atau permintaan terkait data pribadi, Pengguna dapat menghubungi Administrator Sistem melalui jalur komunikasi resmi Perusahaan. Pengguna sebaiknya tidak mengirimkan kata sandi, kode verifikasi, atau informasi sangat sensitif melalui kanal yang tidak aman.

Administrator Sistem dapat meneruskan masalah kepada HR, keamanan informasi, atau fungsi lain yang berwenang apabila diperlukan untuk menindaklanjuti permintaan secara tepat.

24. Ketentuan Hukum

Kebijakan Privasi ini ditafsirkan dan dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia serta kebijakan internal Perusahaan. Apabila sebagian ketentuan tidak dapat diberlakukan, ketentuan lain tetap berlaku sejauh diperbolehkan.

25. Penutup

Dengan menggunakan HARIS by Oriskin, Pengguna memahami bahwa data diproses untuk mendukung hubungan kerja, administrasi kehadiran, keamanan, dan operasional Perusahaan sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Perusahaan berkomitmen untuk melakukan pemrosesan secara bertanggung jawab, proporsional, dan sesuai tujuan yang telah disampaikan.